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Dicas Exactus sobre Backup

O que é Backup?

O primeiro passo para uma pessoa ou para uma empresa entender o que é backup é ter a noção de que seus dados podem ter importância patrimonial e, portanto, devem receber o mesmo tratamento de outros itens de valor. Para avaliar o nível de valor que alguma coisa te representa, basta imaginar quais as consequências que você teria ao perdê-la ou tê-la como inacessível.

Para você saber o quão importante são seus arquivos, imagine o que aconteceria se você os perdesse. Qual seria sua reação ao saber que seus dados de anos simplesmente sumiram? O que você faria se descobrisse que os arquivos de seu trabalho estão todos danificados? Quais seriam as consequências ao descobrir que o CD onde você guardou a única cópia está quebrado?

Bom, se você imaginou as situações acima ou já passou por algo semelhante, já deve ter noção de todos os transtornos que isso pode causar. Então, com base nisso, pergunto: o que você faria para evitar que situações constrangedoras como essas te acontecessem? Se entre as opções que você cogitou está a de fazer cópias dos arquivos, meus parabéns, pois backup é exatamente isso, uma cópia que fica à sua disposição para o caso do arquivo original não puder ser usado por algum motivo. Agora que você já entendeu o espírito da coisa, que tal incluir o backup no seu cotidiano?

Com que frequência fazer backup?

Um backup não serve apenas para ser usado no lugar de um arquivo danificado ou inacessível. A cópia também pode ser usada para consultar uma informação que, por um motivo ou outro, não existe na versão ou no local atual. Por isso, é importante ter em mente qual a finalidade do arquivo e com que frequência ele é atualizado para definir o intervalo no qual as cópias de segurança devem ser feitas.

Se você possui um grande volume de dados, talvez seja adequado fazer backup dos dados diariamente, já que esses dados novos são adicionados todos os dias. No entanto, se você está fazendo um trabalho esporádico, pode criar cópias toda vez que o arquivo for alterado.

Aqui, na Exactus por exemplo, são realizadas cópias diárias e semanais, já que não são alterados com uma frequência muito alta.

Com base nisso, analise a sua situação para verificar quando fazer backup de seus arquivos. Via de regra, quanto mais atualizados e importantes eles forem, cópias mais freqüentes devem ser feitas.

Quantas cópias fazer?

Para a maioria das pessoas, fazer backup é uma chateação, principalmente quando os arquivos são grandes em tamanho ou numerosos. Qual o maior transtorno, fazer a cópia de segurança ou perder todos os seus dados?

Para definir a quantidade de cópias de arquivos a se fazer, você pode se basear em duas coisas: primeiro, na importância dos arquivos; segundo, na quantidade de dispositivos e meios de armazenamento que você vai usar.

O parâmetro da importância é trivial: quanto mais importantes forem os dados, mais backups devem ser feitos. Já o parâmetro dos dispositivos de armazenamento depende de vários fatores: vale a pena adquirir um equipamento próprio de backup? Usar o que tenho em mãos é suficiente?

No caso de empresas de grande porte, é comum a contratação ou mesmo a criação de centros de dados (data centers) próprios para o gerenciamento de backups. Uma empresa de porte médio ou pequeno pode preferir a aquisição de servidores específicos para esse fim – que tenham, por exemplo, um esquema de replicação de dados baseados em RAID.

A grande maioria dos usuários domésticos, no entanto, não precisa desse aparato todo. Seus arquivos, podem ser gravados em CDs ou DVDs ou se preferir, você pode comprar um HD externo próprio para backups.

Não é porque você possui vários dispositivos de armazenamento que você precisa utilizar todos. Utilize apenas os que se mostrarem úteis e acessíveis. Guarde uma das cópias num servidor na internet, assim é possível acessá-lo de qualquer lugar. A segunda cópia fica armazenada no computador usado para administrar backup, enquanto uma terceira cópia fica guardada em um HD externo, que pode ser facilmente transportado. Há ainda um quarto conjunto de cópias guardados em DVDs, veja são vários meios de armazenamentos. Utilize-os. Não deixe perder para começar a usá-los.

Existem muitas formas interessantes de fazer backup e com segurança. Consulte um técnico de informática e peça uma solução sobre o assunto. Não economize neste caso, seus dados com certeza custam mais que um projeto de backup.

Verifique seus arquivos após fazer o backup.

Antes de usar qualquer cópia de segurança, é importante verificar se nenhum dos arquivos salvos estão corrompidos, o tempo, umidade e outros fatores podem prejudicar mídias físicas. Para isso é importante realizar testes periódicos para verificar se os dados estão gravados de forma perfeita.

Antes de gravar também é interessante checar se tudo o que você deseja guardar está em perfeito estado para não ter uma surpresa desagradável meses depois, quando for consultar os mesmos dados.

Dicas finais.

Agora que você já tem uma boa noção de quando e como fazer backup de seus arquivos, eis algumas dicas complementares:

  • guarde suas cópias em lugares variados, inclusive fora de sua casa ou de seu escritório. Para isso, você pode utilizar serviços de armazenamento na internet, guardar seus arquivos na casa de um parente ou em outra filial de sua empresa, enfim;
  • quando for inevitável guardar cópias de arquivos importantes em notebooks, pendrives, CDs, HDs externos ou qualquer outro dispositivo semelhante, proteja-os com senhas ou com ferramentas de criptografia. Assim, você dificulta o acesso às suas informações sigilosas em caso de roubo ou perda do equipamento;
  • não confie em pendrives para guardar seus backups. Esses dispositivos são extremamente frágeis e contam com baixa capacidade de armazenamento;
  • ao contratar serviços de empresas especializadas em backup, procure referências que atestam a qualidade de seus serviços e observe se a companhia garante confidencialidade e disponibilidade;
  • ao utilizar serviços de armazenamento de arquivos na internet, verifique as políticas de privacidade, disponibilidade e segurança do site. Não utilize serviços desconhecidos ou com poucas referências na internet;
  • ao adquirir ferramentas de backup, prefira as que possuam meios de validar as cópias. Essa é uma forma de evitar, por exemplo, que cópias alteradas, danificadas ou geradas de forma incorreta sejam colocadas à disposição do usuário;
  • seja organizado. Se você faz muitos backups, organize-os por data ou categoria. Assim, você acessará uma determinada cópia mais facilmente quando necessário;
  • se você tem um site ou um blog, mantenha ao menos uma cópia dele em seu computador. Embora muitos serviços de hospedagem ofereçam a opção de backup, muitas vezes é necessário pagar para acessar as cópias, e o processo de recuperação dos dados pode demorar várias horas.

Finalizando.

Esteja certo de uma coisa: por melhor que seja o seu computador, os seus dados nunca estão 100% seguros. Embora eu espere que isso nunca aconteça com você, seu computador pode ser roubado, pode ser danificado por uma descarga elétrica, pode ter seus dados apagados por vírus e pode ser vítima de você mesmo – quem é que nunca sobrescreveu ou apagou um arquivo por engano? Por isso, crie o hábito de fazer cópias de segurança de seus arquivos, por mais cansativo que isso possa parecer. Quem já passou por isso, sabe: é uma sensação muito boa recuperar um arquivo importantíssimo simplesmente por ter uma cópia dele.

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